.RU

Потребители времени: Группируй и не спотыкайся - Прежде всего Прежде всего Ответы на вопросы для сомневающихся


^ Потребители времени: Группируй и не спотыкайся
Расписание - защита от хаоса и капризов.

—Энни Диллард, призер Пудицеровской премии по документалистике, 1975


Если Вы никогда не использовали коммерческий промышленный принтер прежде, то цены и время выполнения заказа могли бы удивить Вас.

Давайте предположим, что это стоит 310$ и занимает одну неделю, чтобы напечатать 20 подготовленных футболок с эмблемами с 4 цветами. За сколько по цене и за сколько времени напечатают 5 тех же самых футболок?

310 $ и одна неделя.

Как это возможно? Просто - стоимость настройки не изменяются. Это требует от принтера то же самое количество материалов для подготовки формы (150$) и той же самой рабочей силы, чтобы укомплектовать пресс (100$). Настройка принтера – самый большой потребитель времени, и таким образом работа, несмотря на её небольшой размер, должна быть намечена точно так же как другая, вытекая в итоге в ту же самую однонедельную дату поставки. Более низкая экономия за счет роста производства поднимает всё остальное: стоимость для 3 футболок составляет 20 $ за футболку умножить на 3, вместо 3$ за футболку умножить на 20 футболок.

Эффективное по цене и времени решение заключается в том, чтобы ждать, пока у Вас не будет большого заказа. Это подход, который называют "группирование". Группирование также является решением многих наших ненавистных, но необходимых потребителей время, те повторные задачи, которые прерывают самые важные дела.

Если Вы проверяете почту и делаете платежи по счетам пять раз в неделю, могло бы потребоваться 30 минут в каждом случае, и Вы отвечали бы, в общей сложности, на 20 писем. Если бы Вы делали это один раз в неделю, то могло бы потребоваться 60 минут, и Вы все еще отвечали бы на 20 писем за два с половиной часа. Люди делают прежнее из страха перед чрезвычайными ситуациями. Во-первых, редко бывают реальные чрезвычайные ситуации. Во-вторых, даже если вы пропустите важный разговор, то пропуск крайнего срока обычно обратим и требует минимум денег для исправления.

Устанавливать время для всех задач, больших или крохотных, - жизненно важно. Это равнозначно важно, как для одной, так и для ста задач. Есть механизмы психологического переключения, которым может быть необходимо до 45 минут чтобы возобновить работу над главной задачей, которая была прервана. Больше чем четверть каждых рабочих периодов (28%) потребляются такими прерываниями.12

Это верно для всех повторяющихся задач и это даёт ответ на то, почему мы уже решили проверять электронную почту и звонки по телефону дважды в день в определенное время (между которым мы позволяем им накапливаться).

В течение прошлых трех лет я проверял почту не больше, чем один раз в неделю, и часто даже реже чем один раз в течение четырех недель. Не было ничего, что нельзя было бы исправить, и ничто не стоило мне больше чем 300 $, чтобы решить это. Это группирование спасло меня от сотен часов избыточной работы. А сколько стоит Ваше время?

^ Давайте использовать гипотетический пример:

1. 20$ в час – это то, сколько Вам платят или во сколько оценивают ваше время. Это было бы верным, например, если бы Вам платили 40000$ ежегодно и у вас было бы две недели отпуска ежегодно (40000$, разделенных на [40 часов в неделю x 50 = 2000] = 20$/час).

2. Оцените количество времени, которое Вы сохраните, собирая в группу подобные задачи и группируя их, и вычислите, сколько Вы заработали бы, умножая эти часы на стоимость часа Вашей работы (в нашем примере -20$):

Сохраненное время x одну неделю: 10 часов = 200 $

Сохраненное время x две недели: 20 часов = 400 $

Сохраненное время x месяц: 40 часов = 800 $

3. Проверьте каждую из вышеупомянутых частот группирования и определите, сколько Вам могут стоить проблемы, для каждого из периодов. Если стоимость - меньше чем вышеупомянутые суммы в долларах, группирование нужно Вам в ещё большей степени.

Например, используя наши вычисления, если я проверяю электронную почту однажды в неделю и это приводит к средней потере двух продаж в неделю, то я теряю 80$ прибыли. Я продолжу проверять однажды в неделю, потому что 200$ (10 часов моего времени) минус 80$ являются все еще чистой выгодой в размере 120$, не говоря уже об огромных выходах того, что я завершаю другие важные задачи за те 10 часов. Если Вы вычисляете финансовую и эмоциональную выгоду завершения только одной главной задачи (такой как, удержать главного клиента или завершить меняющую Вашу жизнь поездку), то ценность группирования становится намного больше, чем просто почасовые сбережения.

Если проблемы стоят больше чем спасенные часы, включайте их в следующий список группирования, который выполняется чаще. В этом случае, я снизил бы выполнение от одного раза в неделю до двух раз в неделю (не ежедневно) и попытался бы сделать всё так, чтобы я мог в итоге вернуться к выполнению один раз в неделю. Не работайте тяжелее, когда решение работает более умно. Я сгруппировывал и личные и деловые задачи всё больше и больше, по мере того как я понимал, как мало действительно серьезных проблем происходит в жизни. Некоторые из моих текущих группированных групп следующие: электронная почта (понедельники 10:00), телефон (полностью устранен), прачечная (любое воскресенье в 22:00), кредитные карты и счета (большинство находится на автоматической обработке, но я проверяю балансы сразу же после проверки электронной почты в понедельник), делаю физические упражнения (каждый 4-ый день в течение 30 минут), и т.д.


^ Провал передачи полномочий: Правила и Исправление
Дело в том, что необходимо поддержать работников, дать им всю информацию о том, что происходит, чтобы они сделали намного больше того, чего они достигли раньше.

—^ Билл Гейтс, со-основатель Майкрософт, самый богатый человек в мире


Провал передачи полномочий появляется из-за неспособности выполнить задачу без получения первого разрешения или дополнительной информации. Это часто – говорит о том, что человек хочет быть микроуправляемым или микроуправлять кем-то - и оба эти варианта потребляют Ваше время.

Для служащего цель состоит в том, чтобы иметь полный доступ к необходимой информации и иметь достаточно независимости (максимально возможной) в принятии решений. Для предпринимателя цель состоит в том, чтобы предоставить настолько много информации и способности независимо принимать решения служащим или подрядчикам, насколько это возможно.

Обслуживание клиентов – это пример воплощения провала передачи полномочий, и личный пример от BrainQUICKEN иллюстрирует то, каким серьезным, и при этом легким может быть решение проблемы.

В 2002, я перевел обслуживание клиентов на аутсорсеров. Я передал им прослеживания заказов и возвращений, но все еще отвечал на связанные с продуктом вопросы самостоятельно. Результат? В день я получил больше чем 200 электронных писем и потратил всё время с 9 до 5 отвечая на них, и объемы росли со скоростью больше чем 10 % в неделю! Я должен был отменить рекламу и отгрузки товаров, поскольку дополнительное обслуживание клиентов могло стать последним гвоздем в гробу. Это не была масштабируемая модель. Запомните это слово, поскольку оно понадобится позже. Это не было масштабируемо, потому что было одно узкое место информации и решений: я.

Какой я сделал вывод? Большая часть электронной почты, которая пришла мне, не была связана с продуктом вообще, это были запросы от аутсорсеров обслуживающих клиентов, которые спрашивали разрешения на различные действия:

Клиент утверждает, что он не получал отгрузку. Что мы должны сделать?

Клиента задержали на таможне. Мы можем повторно отправить ему отправление на американский адрес?

Клиент нуждается в продукте для соревнований через два дня. Мы можем сделать срочную отправку? И если да, то сколько мы должны взять денег?

Это было бесконечно. Сотни и сотни различных ситуаций сделали невозможным написание руководства, да я и не имел времени или опыта, чтобы сделать это достаточно хорошо.

К счастью, были те, у кого-то действительно был опыт: сами аутсорсеры. Я послал одно единственное письмо всем аутсорсерам, которое немедленно сократило объём приходящей почты с 200 писем в день до 20 писем в неделю:

Всем, привет!

Я хотел бы установить новое правило за мой счет, которое отменяет все другие.

Помогайте клиентам оставаться счастливыми. Если у них проблема, которая стоит меньше чем 100 $, для своего решения, то принимайте решения по поводу её устранения самостоятельно.

Это - официальное письменное уведомление, разрешающее Вам решать проблемы, которые стоят менее чем 100 $, не связываясь со мной. Не убегайте больше от своих клиентов; мои клиенты - Ваши клиент. Не спрашивайте у меня разрешения. Сделайте то, что Вы думаете, является правильным, и мы внесем изменения, по мере нашего продвижения.

Спасибо.

Тим

После анализа стало ясно, что более 90% проблем, о которых мне писали, могли быть решены менее чем за $20. Я просматривал финансовые результаты их независимого принятия решений еженедельно в течение четырех недель, затем ежемесячно, и, в итоге, перешёл на ежеквартальную проверку.

Удивительно, как чей - то показатель интеллекта, кажется, удваивается, как только Вы даете им ответственность и говорите, что Вы доверяете им. Первый месяц стоил мне, возможно, на 200$ дороже, чем если бы я сам обрабатывал все запросы. Тем временем, я сохранил более 100 часов своего собственного времени в месяц, клиенты получили более быстрое обслуживание, возвраты упали до 3 % (среднее число в промышленности составляет 10-15 %), и аутсорсеры практически перестали меня беспокоить. И всё это привело к быстрому росту, более высокому размеру прибыли, и более счастливым людям со всех сторон.

Люди более умные, чем Вы думаете. Дайте им шанс проявить себя.

Если Вы - служащий, которым микроуправляют, инициируйте откровенный разговор с Вашим начальником и объясните ему, что Вы хотите быть более производительным и не хотите больше его прерывать. "Я не доволен тем, что приходится Вас прерывать и отвлекать от более важных дел, ведь я понимаю, что у Вас и так работы по горло. Но я кое-что почитал, и сделал некоторые заметки и решения о том, как я мог бы быть более продуктивным. У Вас есть минутка?"

Перед этой беседой, развейте в себе многие из тех "правил", которые мы рассмотрели, которые позволили бы Вам работать более автономно с меньшей необходимостью в одобрении. Начальник может просматривать результаты Ваших решений на ежедневной или еженедельной основе, для начала. Предложите однонедельное испытание и установите точное время окончания: «Я хотел бы попробовать сделать это. Это походит на то, что мы можем попробовать внедрить на недельку?" или мой любимый вопрос: «Это разумно?» Для людей очень сложно обвинять что-либо в неразумности.

Поймите, что боссы - наблюдатели, а не рабовладельцы. Докажите, что Вы последовательный претендент на статус-кво, и большинство людей научиться избегать своего желания бросить Вам вызов, особенно если это будет в интересах Вашей почасовой продуктивности.

Если Вы - микроруководящий предприниматель, поймите, что, даже если Вы можете сделать что-либо лучше чем остальная часть мира, это не означает, что это - то, что Вы должны делать, если это - часть мелочей. Уполномочьте других, чтобы они делали это, не прерывая Вас.

Единственное, за что Вы имеете право бороться – Практический результат.

Установите правила в Вашу пользе: ограничьте доступ к Вашему времени, вынудите людей определять свои запросы прежде, чем провести время с ними, и группируйте обычные мелкие задачи чтобы предотвратить отсрочку более важных проектов. Не позволяйте людям прерывать Вас. Найдите свой центр – точку фокусировки – и Вы найдете свой стиль жизни.

В следующей части, Автоматизации, мы увидим, как Новые Богачи создают деньги без прямого управления процессом и устраняют самое большое их препятствие: самих себя.

prikaz-ministerstva-obrazovaniya-i-nauki-rf-ot-31-yanvarya-2012-g-n-58-ob-utverzhdenii-srokov-i-edinogo-raspisaniya-provedeniya-edinogo-gosudarstvennogo-ekzamena-ego-prodolzhitelnosti-po-kazhdomu.html
prikaz-ministerstva-obrazovaniya-nizhegorodskoj-oblasti-ob-organizacii-attestacii-pedagogicheskih-i-rukovodyashih-rabotnikov-gosudarstvennih-i-municipalnih-obrazovatelnih-uchrezhdenij-v-2008-2009-uchebnom-godu-ii.html
prikaz-ministerstva-obrazovaniya-respubliki-belarus-29-05-2009-674-normi-ocenki-rezultatov-uchebnoj-deyatelnosti-uchashihsya-obsheobrazovatelnih-uchrezhdenij-po-uchebnim-predmetam-obshie-polozheniya-stranica-4.html
prikaz-ministerstva-regionalnogo-razvitiya-rossijskoj-federacii-ot-9-dekabrya-2008-g-274-127-prikaz-ministerstva-regionalnogo-razvitiya-rossijskoj-federacii-ot-30-dekabrya-2009-g-624-136-stranica-5.html
prikaz-ministerstva-selskogo-hozyajstva-i-prodovolstviya-respubliki-belarus-31-maya-1996-g-142-stranica-2.html
prikaz-ministerstva-selskogo-hozyajstva-rossijskoj-federacii-minselhoz-rossii-ot-3-fevralya-2012-g-n-106-g-4-ministr-selskogo-hozyajstva-rf-elena-skrinnik-provela-zasedanie-konsultacionnogo-soveta-5.html
  • otsenki.bystrickaya.ru/sankt-peterburg-lotte-na-fontanke-press-obzor-rinka-nedvizhimosti-s-29-iyunya-po-05-iyulya-2011-goda.html
  • teacher.bystrickaya.ru/eto-izmenenie-polozheniya-tela-v-prostranstve-s-techeniem-vremeni-otnositelno-drugih-tel-stranica-4.html
  • holiday.bystrickaya.ru/minekonomrazvitiya-poblagodaril-bfrgt-rossijskaya-blagotvoritelnost-v-zerkale-smi.html
  • control.bystrickaya.ru/detskij-tvorcheskij-onlajn-konkurs-interneshka-yanvar-2011g-fond-sodejstviya-razvitiya-seti-internet-druzhestvennij-runet-sertifikat-za-uchastie-detskij-tvorcheskij-onlajn-konkurs-pasha-pravoslavnaya.html
  • paragraph.bystrickaya.ru/komediya-a-s-griboedova-gore-ot-uma-na-scene-otechestvennogo-teatra-xx-veka-literaturnoe-proizvedenie-v-teatralnom-processe.html
  • nauka.bystrickaya.ru/visokorazvitaya-informacionno-obrazovatelnaya-sreda-vuza-kak-sredstvo-formirovaniya-gumanitarnoj-sostavlyayushej-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-na-primere-kursa-otechestvennoj-istorii-13.html
  • znanie.bystrickaya.ru/avtomatizaciya-tehnologicheskogo-processa-po-rozlivu-mineralnoj-vodi.html
  • report.bystrickaya.ru/instrukciya-po-primeneniyu-maz-levomet.html
  • klass.bystrickaya.ru/4-rukovodstvo-sorevnovaniyami.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/urok-po-geometrii-s-primeneniem-ikt.html
  • uchit.bystrickaya.ru/tema-11-rinki-faktorov-proizvodstva-metodicheskie-rekomendacii-po-srs-srsp-razrabotani-st-prepodavatelem-mamraevoj.html
  • learn.bystrickaya.ru/estestvennaya-istoriya-kollektivnoj-oboroni-httpwww-znanie-sila-ruprojectsintro-html-viktor-dolnik.html
  • tasks.bystrickaya.ru/22-bilkovi-lekarstveni-preparati-preporki-na-svetovnata-federaciya-na-druzhestvata-po-biologichna-psihiatriya-sfdbp.html
  • otsenki.bystrickaya.ru/resheniem-mirovogo-sudi-s-bilo-otkazano-v-udovletvorenii-iskovih-trebovanij.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/obsluzhivanie-i-remont-agregata-polupogruzhnogo-elektronasosnogo-marki-ahp-4531-sd-cehom-sk-zao.html
  • abstract.bystrickaya.ru/-municipalitet-zainteresovan-v-rasshirenii-kontaktov-s-respublikoj-koreya.html
  • occupation.bystrickaya.ru/norma-metoda-shurigin-i-a-spinalnaya-anesteziya-pri-kesarevom-sechenii.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-17-kniga-avtora-legendarnogo-koda-da-vinchi.html
  • assessments.bystrickaya.ru/doklad-na-temu-priyomi-obucheniya-razlichnim-vidam-chteniya.html
  • education.bystrickaya.ru/4-gruppi-i-temperaturnie-klassi-iskrobezopasnogo-i-svyazannogo-elektrooborudovaniya.html
  • notebook.bystrickaya.ru/gost-17-12-86.html
  • holiday.bystrickaya.ru/metodicheskie-ukazaniya-mu-2552-09-stranica-5.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/kratkij-analiz-vipolneniya-plana-raboti-za-20102011-uchebnij-god-stranica-4.html
  • exchangerate.bystrickaya.ru/glava-3-zakalivayushie-i-vodnie-proceduri-pri-razlichnih-boleznyah-obshie-rekomendacii-po-provedeniyu-zakalivayushih-i-vodnih-procedur.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/uchebno-tematicheskij-plan-povisheniya-kvalifikacii-professorsko-prepodavatelskogo-sostava-po-napravleniyu-sovershenstvovanie-sistemi-podgotovki-nauchno-pedagogicheskih-kadrov.html
  • universitet.bystrickaya.ru/text-10steam-turbine-as-a-prime-mover-uchebno-metodicheskaya-razrabotka-dlya-obucheniya-chteniyu-studentov-5-semestra.html
  • studies.bystrickaya.ru/glava-8-repeticiya-zhizni-socialnie-cennosti-i-osoznannie-snovideniya-voprosi-i-otveti-ob-osoznannih-snovideniyah.html
  • knigi.bystrickaya.ru/russian-classification-of-economic-activities-ok-029-2007-kdes-red-1.html
  • bukva.bystrickaya.ru/sootvetstvie-formule-i-pasportu-specialnosti-modelirovanie-processa-podgotovki-abiturientov-v-usloviyah-modernizacii.html
  • pisat.bystrickaya.ru/uchebnaya-programma-disciplini-gse-f-04-kulturologiya-uchebnij-plan-vseh-specialnostej-utverzhdennij-16-04-01-gos-vseh-napravlenij.html
  • klass.bystrickaya.ru/argumenti-v-polzu-socialnoj-otvetstvennosti-uroki-amerikanskogo-menedzhmenta.html
  • obrazovanie.bystrickaya.ru/presledovaniya-inovercev-galerei-rimskih-imperatorov-principat.html
  • urok.bystrickaya.ru/postanovlenie-stranica-10.html
  • institute.bystrickaya.ru/godovoj-otchet-oao-snezhinka-za-2007-god-soderzhanie-polozhenie-akcionernogo-obshestva-v-otrasli.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/mdou-detskij-sad-prismotra-i-ozdorovleniya-kolokolchik-publichnij-doklad-za-2010-2011-uchebnij-god.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.